Comment les commerçants doivent réagir en cas de défaut de paiement
Il arrive que certains clients règlent leurs factures avec du retard – voire pas du tout. Grâce à une bonne gestion des créances, vous pouvez cependant réduire au maximum les retards et les défauts de paiement. Découvrez comment limiter les risques de non-paiement et quelles sont les démarches à suivre si un impayé survient malgré tout.
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Comment réduire les risques d’impayés
Une gestion rigoureuse des créances permet de limiter retards et défauts de paiement. Voici les bonnes pratiques à adopter :
- Vérifiez la solvabilité du client avant la vente
- Accordez des délais de paiement adaptés à sa situation
- Émettez vos factures sans délai
- Surveillez régulièrement votre compte et les règlements reçus
- Anticipez vos entrées et sorties de trésorerie
En cas d’impayé malgré tout, vous pouvez gérer le recouvrement vous-même ou faire appel à des professionnels.
Comment repérer un impayé à temps
Certains signaux doivent vous alerter sur la fragilité d’un client :
1. Changements fréquents
Des déménagements répétés ou des interlocuteurs qui changent souvent peuvent indiquer des difficultés financières. Même les clients fidèles méritent un contrôle régulier de leur solvabilité.
2. Commandes inhabituelles
Une modification soudaine du volume de commandes est suspecte. Dans ce cas, imposez des délais de paiement très courts et stipulez une clause de réserve de propriété.
3. Retards liés à des litiges
Certains clients invoquent systématiquement des réclamations pour repousser l’échéance. Soyez attentif à ces schémas répétitifs.
4. Report unilatéral de paiement
Si un client prolonge de lui-même ses délais de paiement, c’est un signal critique. Exigez alors le respect des échéances, voire un paiement anticipé pour les futures commandes.
Gardez le contrôle sur vos encaissements
Les grandes structures disposent souvent d’un service dédié, mais les PME peuvent s’appuyer sur un logiciel connecté à leur outil de comptabilité.
Ce type de solution suit les paiements, détecte les retards et vous avertit dès qu’un règlement tarde. Vous pouvez alors envoyer une relance, une mise en demeure ou engager une procédure judiciaire.
Délais à respecter en gestion de créances
Pour augmenter vos chances de recouvrement, soyez vigilant sur les délais. La date d’échéance doit être clairement indiquée sur la facture. Plutôt que « à régler sous 14 jours », préférez : « paiement avant le 01/01/19 ».
En cas de retard, envoyez dès le lendemain une relance courtoise avec un nouveau délai d’une semaine. Sans réponse, passez à la mise en demeure.
Les deux premières relances se font à quinze jours d’intervalle. Ensuite, adressez une dernière lettre avec menace de poursuite judiciaire ou de recours à une société de recouvrement. Sans règlement, transmettez le dossier comme annoncé.
Faire appel à un service de recouvrement externe
Si après trois relances aucune solution n’a été trouvée, trois options s’offrent à vous :
1. L’agence de recouvrement
Lorsque les relances échouent, le recours à un cabinet d’encaissement devient inévitable.
Les frais sont majoritairement imputés au débiteur, mais une partie reste à votre charge.
Cette solution vous décharge du recouvrement, mais peut nuire à votre image si elle intervient trop tôt.
2. La procédure judiciaire
Elle s’engage à l’issue de toutes les relances amiables.
Vous devez faire une demande d’injonction de payer auprès du tribunal compétent.
Le débiteur dispose de 14 jours pour s’y opposer.
En l’absence de réponse, vous pouvez obtenir un titre exécutoire, puis faire appel à un huissier.
3. Le factoring
De nombreuses petites entreprises passent directement par des sociétés de factoring.
Vous cédez vos créances, et l’organisme s’occupe du recouvrement et des relances.
Vous payez une commission, mais vous déléguez totalement la gestion des impayés.
Nul n’est à l’abri d’un défaut de paiement !
Vérifiez systématiquement la solvabilité de vos clients, y compris les habitués.
Un changement d’interlocuteur, une modification unilatérale des délais de paiement ou une commande inhabituelle peuvent être les premiers signes d’un problème à venir.
En cas de non-paiement, comparez les coûts du recouvrement, des procédures judiciaires et du factoring pour trouver la solution la plus rentable. Si vous souhaitez vous affranchir durablement de la gestion du recouvrement, pensez à déléguer cette tâche à une société de factoring.
