Conseils pour réussir un déménagement de magasin

Un déménagement commercial demande une organisation rigoureuse. Il est vivement recommandé d’établir une check-list à l’avance pour ne rien oublier. Contrairement à un déménagement privé, le transfert d’un commerce est bien plus complexe et nécessite une planification réfléchie. Faire appel à un professionnel du déménagement permet d’éviter bien des complications et souvent de gagner un temps précieux.

Petite check-list pour un déménagement de magasin

Voici quelques points essentiels à anticiper et à organiser lorsqu’un déménagement de magasin est prévu :

• Faut-il résilier le bail, et si oui, à quelle date ?
• Établir une liste des personnes à informer du déménagement
• Des aides au déménagement sont-elles nécessaires ?
• Un déstockage ou une vente exceptionnelle est-il prévu avant le départ ?
• Le magasin devra-t-il fermer temporairement quelques jours ?
• Mesurer et répertorier les éléments à déménager
• Faire appel à une société de déménagement ? Demander des devis
• Des travaux sont-ils nécessaires dans le local actuel ?
• Une autorisation de stationnement doit-elle être demandée ?
• Comment et quand informer les clients et partenaires professionnels ?
• Que faire des encombrants et déchets à évacuer ?
• Le personnel sera-t-il maintenu ou des licenciements sont-ils à prévoir ?
• Quand informer les employés ?
• Choisir la date du déménagement avec soin – de préférence pendant une période creuse
• Des devis pour les rénovations sont-ils nécessaires, faut-il faire appel à des artisans ?

Que faire 1 à 3 mois avant le déménagement ?

► Il est impératif d’informer la clientèle plusieurs semaines à l’avance du futur déménagement.

Profitez-en pour mettre en avant les atouts du nouveau local. Il est également conseillé de préparer dès cette étape des flyers ou prospectus mentionnant la nouvelle adresse. C’est aussi le bon moment pour résilier les anciens abonnements et, si nécessaire, changer de banque.

Que prévoir dans les semaines précédant le déménagement ?

► C’est maintenant qu’il faut transmettre la nouvelle adresse aux banques, assurances et partenaires. Pensez aussi à demander un service de réexpédition du courrier et, si nécessaire, à réserver une zone de stationnement.

Il est temps également d’établir un plan précis du nouvel aménagement : emplacement de la caisse, des présentoirs, des comptoirs, du stock, etc.

C’est aussi le moment de mobiliser les aides au déménagement et de commencer à emballer progressivement l’équipement à transférer.
N’oubliez pas non plus d’actualiser l’adresse sur les annuaires en ligne comme Google Maps, Yelp ou Go Local.

Votre magasin doit rester facilement localisable, même après le déménagement.

Pendant le déménagement

Idéalement, un collaborateur reste présent dans les nouveaux locaux pour accueillir les livraisons. Un autre veille au bon déroulement du déménagement dans le local actuel. Une fois vidé, le magasin doit être nettoyé.

► Tout a-t-il bien été emporté ? Rien oublié ? Les connexions internet et téléphone fonctionnent-elles dans le nouveau local ?

Si une entreprise de déménagement est intervenue : vérifier que tout est arrivé en bon état. En cas de dommages, les signaler immédiatement. Relever les compteurs et restituer les clés au propriétaire.

► Conservez tous les justificatifs, même pour les pourboires. Ces frais peuvent être déduits fiscalement.

Préparer l’agencement du nouveau magasin

Pour planifier efficacement l’agencement du nouveau local, il est indispensable de disposer d’un plan à l’échelle.

• Où placer la caisse ? Quels produits seront mis en avant et à quel endroit ? Où sera situé le stock ?
• Tout le mobilier actuel sera-t-il transféré ou une partie doit-elle être vendue ou jetée ?
• Quel équipement commercial faut-il renouveler ou compléter ?

Commander de nouveaux flyers et cartes de visite

Environ 2 à 4 semaines avant le déménagement, il convient de commander de nouveaux flyers, cartes de visite, papier à en-tête ou autres supports de communication. Pensez également à mettre à jour le site web et les mentions légales.

Envoyer un e-mail ou une newsletter à la clientèle

► Si vous disposez d’une base de clients avec leurs emails, prévoyez d’envoyer un message 1 à 2 semaines avant le déménagement pour les informer.

Profitez-en éventuellement pour lancer une action commerciale, comme une offre de bienvenue ou une promotion spéciale à l’ouverture du nouveau point de vente.

Société de déménagement – comparez les devis !

Dans le cadre d’un déménagement professionnel, faire appel à un prestataire spécialisé représente un vrai gain de temps et d’efficacité.

Mais attention : comparez plusieurs offres avant de vous décider !

• Quels services sont proposés et à quel tarif ?
• Qu’est-ce qui est inclus dans chaque devis ? Y a-t-il des frais supplémentaires ?

Les sociétés de déménagement connaissent bien les spécificités d’un transfert commercial et veillent à ce qu’aucun détail ne soit négligé.
En plus du transport, elles peuvent aussi vous accompagner dans la planification, l’emballage et le déballage, ce qui vous libère pour d’autres tâches prioritaires.

Le transport d’objets volumineux ou fragiles, ainsi que la gestion des archives, peut s’avérer compliqué sans professionnels.

► Il vous faut à la fois un camion adapté et une équipe expérimentée.

Les coûts d’un déménagement de magasin varient selon la quantité de matériel à transporter et les services choisis. Certains prestataires proposent une formule tout compris, d’autres vous laissent gérer certains aspects, comme l’achat des cartons.

Le volume à déménager influence fortement le prix. La plupart des entreprises proposent un devis gratuit après un premier échange d’informations.

Créer une check-list pour le déménagement

Il est essentiel d’établir une check-list pour ne rien oublier durant le déménagement. Celle-ci doit toutefois rester souple pour permettre des ajustements. Si du temps libre se présente, profitez-en pour avancer certaines tâches comme l’emballage, même si ce n’était pas prévu à ce moment-là.

► La check-list doit rester un outil de pilotage, et non un planning rigide à suivre coûte que coûte.

Une tâche accomplie ? Pensez à cocher la case ! Mais seulement si elle est entièrement finalisée et qu’aucun suivi n’est nécessaire.

Quels organismes informer du déménagement ?

Un point crucial à ne pas négliger !

Voici les administrations et prestataires à prévenir lors d’un changement de local commercial :

• le centre de formalités des entreprises (CFE)
• le service des impôts
• la CCI
• les assureurs et l’expert-comptable
• les chambres, syndicats ou coopératives concernés
• les fournisseurs
• l’opérateur téléphonique
• le fournisseur d’électricité
• la redevance audiovisuelle (ex-GEZ)
• le fournisseur d’énergie
• la société de nettoyage